Membuat diagram alur adalah langkah kunci dalam mendesain dan mengoptimalkan proses bisnis. Salah satu alat yang populer digunakan untuk tujuan ini adalah Bizagi, sebuah platform yang memungkinkan pengguna untuk merancang, mengotomatiskan, dan menganalisis proses bisnis. Artikel ini akan membahas langkah-langkah praktis untuk membuat diagram alur dengan Bizagi, serta manfaat dan tips tambahan yang dapat membantu Anda dalam desain proses bisnis.
Sepintas Tentang Bizagi
Bizagi adalah perusahaan dan platform perangkat lunak yang fokus pada manajemen proses bisnis (BPM). BPM adalah pendekatan yang digunakan oleh organisasi untuk merancang, melaksanakan, mengelola, dan memperbaiki proses bisnis mereka agar lebih efisien dan efektif. Bizagi menyediakan solusi perangkat lunak BPM yang membantu organisasi merancang, mendokumentasikan, dan mengotomatisasi proses bisnis mereka.
Sejarah Bizagi
Bizagi didirikan pada tahun 1989 di Inggris oleh Gustavo Gómez dan oleh para pendiri lainnya. Awalnya, perusahaan ini berfokus pada konsultasi dan pengembangan perangkat lunak. Pada tahun 2002, Bizagi mulai berfokus secara khusus pada pengembangan solusi perangkat lunak untuk manajemen proses bisnis (BPM).
Pada tahun 2007, Bizagi meluncurkan platform Bizagi BPM Suite, yang menjadi solusi BPM yang populer dan terkemuka. Bizagi BPM Suite memberikan organisasi kemampuan untuk merancang, mengotomatisasi, dan mengelola proses bisnis mereka secara efisien. Dengan antarmuka pengguna yang intuitif, Bizagi memungkinkan profesional bisnis yang tidak memiliki latar belakang teknis yang mendalam untuk merancang dan mengelola proses bisnis mereka sendiri.
Seiring berjalannya waktu, Bizagi terus mengembangkan dan meningkatkan platformnya. Bizagi mendapatkan pengakuan industri dan kepercayaan banyak organisasi di berbagai sektor, termasuk keuangan, layanan kesehatan, manufaktur, dan lainnya.
Perusahaan ini terus mengembangkan produk dan layanannya untuk memenuhi kebutuhan yang berkembang di dunia manajemen proses bisnis. Bizagi tetap menjadi salah satu pemimpin dalam industri BPM dengan menyediakan solusi yang membantu organisasi meningkatkan efisiensi, fleksibilitas, dan inovasi dalam operasional bisnis mereka.
Manfaat Membuat Diagram Alur dengan Bizagi
- Visualisasi Proses Bisnis: Bizagi memungkinkan Anda untuk membuat diagram alur yang jelas dan mudah dimengerti, sehingga memfasilitasi komunikasi dan pemahaman yang lebih baik.
- Optimasi Proses: Dengan menganalisis diagram alur, Anda dapat mengidentifikasi dan menghilangkan bottleneck atau ineffisiensi dalam proses bisnis Anda.
- Meningkatkan Produktivitas: Dengan merancang proses bisnis yang efisien, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja organisasi Anda secara keseluruhan.
Kelebihan Bizagi:
Kelebihan utama Bizagi adalah antarmuka pengguna yang intuitif dan kemampuannya untuk menyediakan solusi end-to-end dalam pengelolaan proses bisnis. Bizagi juga memungkinkan integrasi dengan sistem-sistem lain, menyediakan analisis kinerja yang kuat, dan mendukung kolaborasi tim.
Kekurangan Bizagi:
Namun, seperti kebanyakan perangkat lunak, Bizagi juga memiliki beberapa kekurangan. Beberapa organisasi mungkin menganggapnya sebagai solusi yang kompleks untuk implementasi yang sederhana. Selain itu, sumber daya dan waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan Bizagi secara penuh dapat menjadi tantangan bagi organisasi dengan anggaran dan waktu yang terbatas.
Apakah Ada Biaya untuk Menggunakan Bizagi?
Bizagi menawarkan beberapa versi perangkat lunak, termasuk Bizagi Modeler (versi gratis) dan Bizagi Studio (versi berbayar). Biaya untuk menggunakan Bizagi Studio dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan spesifik organisasi Anda, termasuk jumlah lisensi yang dibutuhkan dan fitur-fitur tambahan yang diinginkan.
Bizagi biasanya menawarkan model lisensi berbasis langganan yang memungkinkan Anda membayar biaya berlangganan bulanan atau tahunan untuk menggunakan perangkat lunak mereka. Biaya ini dapat bervariasi tergantung pada jumlah pengguna dan jenis lisensi yang Anda pilih.
Untuk informasi lebih lanjut tentang biaya Bizagi dan opsi lisensi yang tersedia, Anda dapat menghubungi tim penjualan Bizagi atau mengunjungi situs web https://www.bizagi.com/en/platform/pricing untuk memperoleh kutipan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Cara Menginstal Bizagi
Pertama, kunjungi situs web resmi Bizagi di www.bizagi.com dan cari opsi unduh. Pilih versi Bizagi yang sesuai dengan kebutuhan Anda, apakah itu Bizagi Modeler (untuk merancang proses bisnis) atau Bizagi Studio (untuk merancang dan otomatisasi proses bisnis).
Setelah mengunduh file instalasi Bizagi, buka file tersebut dan ikuti instruksi pada layar untuk menginstal perangkat lunak Bizagi di komputer Anda. Pastikan untuk memilih opsi instalasi yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan ikuti langkah-langkah instalasi dengan cermat.
Langkah-langkah Membuat Diagram Alur dengan Bizagi
Setelah proses instalasi selesai, buka aplikasi Bizagi yang baru diinstal. Anda akan diminta untuk membuat akun atau masuk jika Anda sudah memiliki akun Bizagi. Setelah masuk, Anda dapat mulai menggunakan Bizagi untuk merancang dan mengelola proses bisnis Anda.
1. Buat Proyek Baru
Setelah Bizagi terbuka, buat proyek baru dengan memberikan nama yang sesuai dengan proyek Anda dan pilih jenis proyek yang ingin Anda buat, misalnya “Diagram Alur Proses Bisnis”.
2. Tambahkan Aktivitas dan Kejadian
Mulailah dengan menambahkan aktivitas dan kejadian ke diagram alur. Aktivitas mewakili langkah-langkah dalam proses bisnis, sedangkan kejadian adalah titik awal atau akhir dari proses. Terdapat beberapa komponen diagram alur kerja meliputi:
Acara : Ada berbagai jenis acara. Yang paling umum adalah acara Awal dan Akhir. Awal berwarna hijau dan menunjukkan awal proses dan Akhir berwarna merah untuk menunjukkan di mana proses selesai.
Aktivitas : Ini adalah komponen utama dari setiap alur kerja dan menunjukkan langkah-langkah dalam proses tersebut.
Urutan Arus : Panah ini digunakan untuk menunjukkan alur diagram, dari satu langkah ke langkah lainnya.
Gateway : Ini digunakan untuk menunjukkan bahwa suatu keputusan perlu dibuat untuk melanjutkan ke langkah proses berikutnya. Anda harus menunjukkan berbagai cara untuk bergerak maju berdasarkan hasil keputusan ini. Opsi paling umum di sini adalah ‘Ya/tidak’ yang sederhana.
4. Hubungkan Aktivitas dengan Panah
Gunakan panah untuk menghubungkan aktivitas dalam urutan yang benar. Panah menunjukkan aliran proses dari satu aktivitas ke aktivitas berikutnya.
Sekarang Anda mengetahui simbol dasarnya, Anda dapat menggabungkannya dalam diagram alur kerja, yang juga dikenal sebagai peta proses.
LANGKAH 1: Buat kumpulan Anda
Setelah Anda menentukan proses mana yang ingin Anda diagram, buka Bizagi Modeler, di mana Kumpulan baru (elemen berbentuk kotak yang berisi semua langkah proses) akan ditampilkan sebagai default. Anda dapat mengatur nama Pool sebagai nama Proses Anda dengan klik dua kali.
Pool Default dibuat segera setelah Anda membuka Bizagi
Kumpulan dengan Nama Proses
LANGKAH 2: Buat jalur dan tahapan dalam kumpulan
Identifikasi aktor (diwakili dalam diagram sebagai jalur) dan tahapan (didefinisikan dalam diagram sebagai pencapaian) dari proses Anda. Idenya adalah untuk membuat seluruh struktur proses Anda sebelum elemen apa pun dimasukkan ke dalam diagram. Ini akan memudahkan pembuatan alur kerja dan menghindari berakhirnya diagram yang tidak dapat dipahami.
Struktur umum Diagram Proses. Jalur dan Tonggak Pencapaian ditentukan
LANGKAH 3: Tentukan titik awal dan akhir
Setelah struktur umum kumpulan ditentukan, mulailah menentukan setiap langkah proses. Sangat disarankan untuk membuat diagram Anda dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan, agar lebih mudah dibaca dan dipahami. Anda harus memastikan bahwa titik awal harus berada di pojok kiri atas dan titik akhir di pojok kanan bawah.
Acara Awal dan Akhir disertakan dalam diagram
LANGKAH 4: Tentukan langkah-langkah dalam proses Anda
Sekarang, saatnya untuk menentukan aktivitas berbeda yang terkait dengan proses Anda. Sangat penting untuk menentukan konvensi penamaan, sehingga diagramnya jelas bagi semua orang di organisasi. Kami menyarankan Anda menentukan nama aktivitas untuk selalu dimulai dengan kata kerja, misalnya ‘menyetujui permintaan’, gateway selalu ditetapkan sebagai pertanyaan, dan setiap alur setelah gateway memiliki teks yang menjelaskan opsi jalur.
Diagram Proses Lengkap
5. Tambahkan Kondisi dan Keputusan (Opsional)
Tambahkan aturan bisnis dan kondisi ke dalam proses untuk mengotomatisasi pengambilan keputusan. Jika diperlukan, Anda juga dapat menambahkan kondisi dan keputusan ke diagram alur untuk menangani percabangan dan penyelesaian berbasis logika dalam proses bisnis Anda.
6. Uji Simulasi
Gunakan fitur simulasi untuk menguji dan melihat bagaimana proses bisnis akan berjalan dalam skenario tertentu.
7. Implementasikan Otomatisasi
Setelah puas dengan desain, implementasikan otomatisasi proses menggunakan Bizagi untuk meningkatkan efisiensi dan konsistensi.
8. Analisis dan Evaluasi Diagram
Setelah diagram alur selesai, lakukan analisis dan evaluasi untuk memastikan bahwa proses bisnis terstruktur dengan baik dan efisien. Identifikasi area yang memerlukan perbaikan atau optimasi. Publikasikan proses yang telah diotomatisasi dan gunakan alat analisis Bizagi untuk memantau dan meningkatkan kinerja proses secara berkelanjutan.
Membuat diagram alur dengan Bizagi adalah langkah penting dalam merancang dan mengoptimalkan proses bisnis Anda. Dengan mengikuti langkah-langkah praktis yang disebutkan di atas dan memanfaatkan fitur-fitur Bizagi, Anda dapat membuat diagram alur yang efektif dan meningkatkan kinerja serta produktivitas bisnis Anda secara keseluruhan.